Procesfeedback
Work in Progress

Procesfeedback test

Hieronder vind je twee voorbeelden van verschillende rubrieken van een cv. Bekijk telkens aandachtig de opmaak. Wat valt je op, en wat kan er beter?

Soms zal je de formulering moeten verbeteren. Inhoudelijke elementen moet je voor deze oefening niet toevoegen.

Oefening 1

Oplossing

Gebruik geen nummering en geen dubbele punten in je kopjes. Zorg ook voor voldoende witruimte. Hier is de interlinie duidelijk te klein: liever een interlinie met voldoende witruimte en een cv van 2 pagina’s, dan een cv op 1 pagina met nauwelijks witruimte.

Het geheel is ook niet makkelijk te scannen: je moet even zoeken en lezen. Dat komt door:

  • de grote insprong;
  • de onlogische hiërarchie waardoor de kopjes en de onderwijsinstellingen prominenter naar voren komen dan het diploma, dat tenslotte het belangrijkst is;
  • het gebrek aan markering: enkel de kopjes zijn onderlijnd, verder is er geen opmaak;
  • het gebrek aan consistentie bij het gebruik van data: eerst staat het begin- en eindjaar vermeld zonder haakjes, daarna enkel jaar van afstuderen tussen haakjes;
  • overtolligheden zoals het woordje ‘afgestudeerd’ en de kopjes, die informatie bevatten die je eigenlijk niet hoeft te expliciteren.

Er is overigens ook geen reden om de data tussen haakjes te zetten: binnen een cv zijn data belangrijk.

Wat de formulering betreft: ‘studies’ is een gallicisme, je spreekt over ‘opleiding’ of ‘studie’. En ‘thesis’ is niet de correcte term voor een ‘licentiaats- of eindverhandeling’ of ‘masterscriptie’.

Een mogelijk alternatief zou er (mét toelichting van de diploma’s) zo kunnen uitzien:

Oefening 2

Oplossing

Het valt af te raden om je talenkennis grafisch voor te stellen (al adviseren sommige bronnen dat). Niet alleen is het weinig fraai, de rekruteerder moet zich bovendien afvragen wat jij met al die plusjes bedoelt. (Eventuele verwijzingen naar genormeerde niveaus, zoals de “Common European Framework of Reference for Languages”, kunnen uiteraard wel.)

Je kunt met een tabel werken, maar zorg dan dat die meer witruimte bevat, en dat de kolommen en rijen dezelfde breedte en hoogte hebben. Wees ook consequent in het gebruik van je titels: ofwel lezen – spreken – schrijven; ofwel leesvaardigheid – spreekvaardigheid – schrijfvaardigheid.

Als je echt volledig wilt zijn, kun je nog ‘begrijpen’ toevoegen aan het eerste rijtje. Of volledigheid belangrijk is, hangt natuurlijk ook in grote mate af van de vacature. Vaak kun je volstaan met het onderscheid geschreven – gesproken.

Een mogelijk alternatief zou er zo kunnen uitzien:

Of een andere mogelijkheid, zonder tabellen:

Rubrieken

Bekijk de onderstaande voorbeelden van rubrieken uit een cv. Zijn ze makkelijk en snel te screenen? Bevatten ze voldoende concrete specificaties en details of net te veel? Moet je elementen schrappen of net toevoegen?

Opleiding

09/06-06/07 Universiteit Antwerpen Management School (UAMS)
Master in Personeelswetenschappen
09/98-09-04 Katholieke Universiteit Leuven
Licentiaat Pedagogische Wetenschappen
Thesis: Leerondersteuningen in arbeidsorganisaties

Oplossing

Geef wat toelichting bij je diploma’s en respecteer de wanneer-wat-waar-structuur. De toevoeging van de maanden is hier niet nodig (en oogt ook wat vreemd). Gebruik verder (een beetje) opmaak, en noem je ‘eindverhandeling’ of ‘scriptie’ geen ‘thesis’.

Een mogelijk alternatief zou er zo kunnen uitzien:

2006-2007

Master in Personeelswetenschappen
Universiteit Antwerpen Management School (UAMS)

  • recht: sociale zekerheidsrecht, bedrijfsrecht, arbeidsrecht
  • management: HR management, financieel management, verander- en organisatiemanagement
  • arbeidseconomie, -psychologie, en -sociologie
1989-2004

Licentiaat Pedagogische Wetenschappen
Katholieke Universiteit Leuven
Richting onderwijskunde, major bedrijfsdidactiek

  • bedrijfsdidactiek
  • vormings-, trainings- en opleidingsbeleid
  • leer- en motivatiepsychologie

Scriptie: Leerondersteuning in arbeidsorganisaties. Een veldonderzoek in 3 Belgische bedrijven.

Werkervaring

2004- heden

Assistent
Marketing & Communicatie, Fortis, Brussel

2001-2004

Assistent
Festival van Vlaanderen, Gent

Oplossing

Deze informatie is te beknopt. Een selecteur blijft zitten met de vraag wat je precies gedaan hebt als assistent. Als hij daar geen antwoord op vindt, dan is de kans groot dat hij het zelf negatief invult: ‘het zal wel niet veel voorgesteld hebben.’

Ook als je je ervaring toelicht in je brief, heb je er alle belang bij je troeven in je cv uit te spelen: vaak gebeurt een eerste selectie namelijk enkel op basis van dat cv.

Een mogelijk alternatief zou er dan zo kunnen uitzien:

2004-heden

Marketing & Communicatie assistent, Fortis, Brussel

  • schrijven van direct mails, folders en korte commerciële berichten voor afschriften
  • opvolging van mailingacties van briefing tot verzending
  • overleggen met productmanagers, coördinators en DTP-afdeling
2001-2004

PR-assistent, Festival van Vlaanderen, Gent

  • uitwerken en organiseren van publieksactiviteiten voor specifieke doelgroepen
  • organiseren van persconferenties en onderhouden van perscontacten
  • samenwerken met sponsors: onderhandeling, uitwerking en opvolging

Vakantiewerk

  • Administratie, Randstad, Gent (juli 2008)
  • Boekhouding, Thomas Cook, Gent (juli 2007, 2006)
  • Verkoper, Slagerij Vermeulen, Gentbrugge (augustus 2005)
  • Schoonmaker, Euroclean, Heverlee (augustus 2004)
  • Speelpleinen, Stad Gent (zomer 2003)

Oplossing

Een loutere opsomming van je vakantiewerk is niet erg informatief. Licht de verschillende taken dus toe. Je kunt ook in je vakantiewerk bepaalde gegevens meer benadrukken dan andere. Een mogelijk alternatief zou er zo kunnen uitzien:

Vakantiewerk

juli 2008

administratief medewerker personeelsdienst, Randstad, Gent

  • afnemen van intakegesprekken
  • administratieve opvolging van dossiers
  • contacten onderhouden met bedrijven
juli 2007- juli 2006

boekhoudkundig medewerker, Thomas Cook, Gent

  • verwerking van de klantentransacties met SAP-software (boekhoudkundig en administratief)
  • coördineren van terugbetalingen, debiteuropvolging en aanmaningen
  • uitklaren van onduidelijkheden in de boekhouding
2003-2006

diverse studentenjobs

  • verkoper, slagerij Vermeulen, Gentbrugge
  • schoonmaker, Euroclean, Heverlee
  • monitor speelpleinen, Stad Gent

Accenten

Hieronder vind je telkens een profielbeschrijving uit een vacature, gevolgd door wat biografische informatie van een mogelijke sollicitant.

Selecteer op basis van het gevraagde profiel die elementen die relevant kunnen zijn en werk de rubrieken ‘ervaring’, ‘interesses’ en eventueel ‘vaardigheden’ uit zoals je dat zou doen in een cv. Je mag dus extra informatie en kopjes toevoegen.

Zorg ook voor een gepaste vormgeving.

Oefening 1

Gevraagd profiel:

  • Je behaalde een licentiaatsdiploma TEW optie accountancy of financieel beleid, aangevuld met een eerste relevante ervaring;
  • je beschikt over een analytische geest, organisatorische en administratieve vaardigheden en werkt zeer nauwkeurig;
  • je bent stressbestendig;
  • je bent Nederlandstalig met een zeer goede kennis van het Engels.

Gegevens sollicitant A:

Een grote computerfanaat, leest er veel literatuur over en bouwt ook zelf computers. Alle courante software kent hij als zijn broekzak, en hij is ook thuis in webdesign. Hij speelt veel games, surft veel op het internet, kan blind typen en gaat elk jaar skiën.

Vakantiewerk:

  • inschrijvingen nieuwe studenten Universiteit Gent (september 2006 & 2005);
  • medicijnen leveren aan apothekers (zomer 2005);
  • arbeiderswerk bij Volvo (zomer 2003 en 2002).

Studentenbaan: bediening in studentenresto De Brug (het grootste studentenrestaurant van Gent, schooljaar 2003-2004 en 2004-2005).

Oplossing

Aangezien de sollicitant pas afgestudeerd is, zal hij de klemtoon moeten leggen op die taken binnen zijn eerste werkervaringen als student waarvoor hij de gevraagde vaardigheden en kwaliteiten (organiseren, administratie, nauwkeurigheid, stressbestendigheid) al in mindere of meerdere mate heeft moeten aanwenden.

Zijn uitgebreide softwarekennis is relevant omdat het op een analytische geest wijst. Als de literatuur die hij leest Engelstalig is, kan dat aangestipt worden als een extra troef voor zijn talenkennis.

Wellicht kan je zelf nog andere verbanden vinden. Een echte ‘juiste oplossing’ is er niet voor deze oefening: dat hangt er ook vanaf hoeveel details je zelf relevant vindt.

Een mogelijke uitwerking van de rubriek ‘ervaring’ zou er bijvoorbeeld zo kunnen uitzien:

En de rubrieken vaardigheden en interesses zouden er zo kunnen uitzien:

 

Oefening 2

Gevraagd profiel:

  • U bent proactief, neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid;
  • u kunt deadlines respecteren;
  • u bent flexibel en gedreven om door te groeien in een dynamische internationale omgeving;
  • u weet van aanpakken en lost snel en doeltreffend problemen op;
  • u geeft input omtrent procesoptimalisaties;
  • u bent resultaatsgericht;
  • u bent assertief en vlot in contacten;
  • u bent enthousiast en goedgehumeurd.

Gegevens sollicitant B:

Een grote voetballiefhebber die een groot deel van zijn tijd investeert in de club, het clubhuis en alle mogelijke randactiviteiten met de ploeg. Hij zit het grootste deel van de tijd bij vrienden, en is zelden thuis.

Zijn universitaire studie management is allesbehalve vlot verlopen: twee maal niet geslaagd en nooit een onderscheiding. Taken leverde hij vaak te laat in en studeren stelde hij altijd uit tot op het laatste moment. Hij is wel ambitieus en wil graag snel rijk worden.

Heeft al drie zomers bij Foot Locker gewerkt als verkoper, waar de manager hem al gevraagd heeft om volgende zomer zeker terug te komen. Liefhebber van avontuurlijk reizen en rugzaktoerisme. Sinds enkele jaren ook actief als reisleider bij Joker groepsreizen.

Oplossing

Bij gebrek aan goede studieresultaten, kan deze sollicitant zijn resultaten als verkoper in de verf zetten, ook omdat die goed aansluiten bij het gevraagde profiel. Als hij daar zelf iets voor voelt, kan hij de manager opgeven als referentie.

Zijn avontuurlijke reizen en de verantwoordelijkheden die hij als reisleider bij Joker heeft, zetten zijn organisatievaardigheden en ondernemingszin in de verf. En ook de verantwoordelijkheden die hij opneemt binnen de voetbalclub sluiten aan bij het profiel (enthousiast, zin voor initiatief, assertief, vlot in contacten).

Wellicht kan je zelf nog andere verbanden vinden. Net als bij de vorige oefening is er namelijk niet één ‘juiste oplossing’: het hangt er ook vanaf welke zaken de sollicitant zelf naar voren wil schuiven. Maar een mogelijke uitwerking vind je hieronder:

Vakantiewerk

2007
2006

reisleider voor 2 Indiëreizen Joker

  • reis grondig en tijdig voorbereiden: traject, eet- en slaapvoorzieningen, uitstapjes en bezoeken, EHBO-kist …
  • voor een goede groepssfeer zorgen tijdens de reis
  • contacten leggen met de lokale bevolking
  • de veiligheid en gezondheid van de deelnemers garanderen
  • bij onvoorziene omstandigheden reisplannen wijzigen
2006
2005
2004

verkoper bij Foot Locker, Antwerpen

  • goede service verlenen aan de klanten (ook op drukke momenten)
  • 3% meerverkoop realiseren
  • voorraden opvolgen en tekorten signaliseren

Extracurriculaire activiteiten

Het clubhuis van voetbalclub Wilrijk. Mee verantwoordelijk voor:

  • organiseren van activiteiten, uitstapjes en feestjes;
  • eheren van de kassa;
  • werven van de leden;
  • promoten van de club en het clubhuis

Hobby’s

  • voetbal
  • alternatief reizen: rugzaktoerisme, berghuttentochten, sportieve reizen met mountainbike

Profiel

Maak een profiel voor sollicitant B van de vorige oefening. Vertaal zijn gegevens, die je hieronder nog eens terug vindt, naar de terminologie uit de self-assessmentmodule:

Een grote voetballiefhebber die een groot deel van zijn tijd investeert in de club, het clubhuis en alle mogelijke randactiviteiten met de ploeg. Hij zit het grootste deel van de tijd bij vrienden, en is zelden thuis.

Zijn universitaire studie management is allesbehalve vlot verlopen: twee maal niet geslaagd en nooit een onderscheiding. Taken leverde hij vaak te laat in en studeren stelde hij altijd uit tot op het laatste moment. Hij is wel ambitieus en wil graag snel rijk worden.

Heeft al drie zomers bij Foot Locker gewerkt als verkoper, waar de manager hem al gevraagd heeft om volgende zomer zeker terug te komen. Liefhebber van avontuurlijk reizen en rugzaktoerisme. Sinds enkele jaren ook actief als reisleider bij Joker groepsreizen.

 

Oplossing

  • Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden
  • Organisatietalent en ondernemingszin
  • Eerste professionele ervaring als reisleider en verkoper
  • Master in Management

Professionele doelstelling

Sollicitante X heeft bij het kopje ‘professionele doelstelling’ het onderstaande op haar cv geschreven. Is dit een goede doelstelling?

Een interessante job waarin ik mij verder kan ontwikkelen.

Oplossing

Deze omschrijving is te vaag. Gebruik de taal van de arbeidsmarkt om al vrij gericht aan te geven:

  • in welk soort werk je wil terechtkomen;
  • welke vaardig­he­den je daarin wil gebruiken;
  • in welke sector je het liefst wil werken (als je een voorkeur hebt).

Je kunt daarbij een onderscheid maken tussen kortetermijn- en langetermijndoelstellingen.

Formuleer nu op basis van de volgende gegevens een gepaste professionele doelstelling voor sollicitant X.

Ze is in het bezit van

  • een Bachelor in Politieke en Sociale Wetenschappen;
  • een Master in Communicatiewetenschappen;
  • een Master in Management (voortgezette opleiding).

Haar eindverhandeling ging over het taalbeleid van de VRT.

Ze deed ooit promotiewerk voor Het Nieuwsblad en ze is hoofdredactrice van het clubblad van de karateclub waar ze al van kindsbeen af lid van is.

Ze heeft internationale ambities en typeert zichzelf als een gedreven teamplayer die creatief is en analytisch ingesteld, sociaal, assertief, en resultaatgericht.

Oplossing

Bijvoorbeeld:

Een communicatiefunctie op de pr-dienst van een internationaal bedrijf, waar ik op termijn kan doorgroeien naar een functie met meer verantwoordelijkheden die aansluit bij mijn managementvaardigheden en -achtergrond.

Wat is Calliope?
Calliope is een open online leercentrum voor professionele en academische communicatie. Het bevat verschillende modules. Sommige zijn genre-specifiek, andere zijn meer algemeen toepasbaar of ze overstijgen een genre, zoals de module crisiscommunicatie.

Hoe werkt het?
Modules bevatten verschillende onderdelen. Meestal zijn dat inleiding, theorie, oefeningen en cases. Gebruikers kiezen zelf hun leertraject, afhankelijk van hun leerstijl, voorkennis en beschikbare tijd. De cases zijn ontwikkeld voor onderwijs aan Universiteit Antwerpen, maar het staat iedereen natuurlijk vrij om ze te gebruiken.

Calliope 2.0
Deze website is een update van Calliope 1.0. Calliope 2.0 werd ontwikkeld door Luuk Van Waes en Suzy Stals.

 

Calliope 1.0
De eerste versie van Calliope werd ontwikkeld door Luuk Van Waes en Liesbeth Opdenacker. Calliope 1.0 werd gefinancierd door verschillende instanties:

 

Copyright
Calliope © 2001-2020. Alle rechten voorbehouden. Vraag onze uitdrukkelijke toestemming  als je dit materiaal wil kopiëren, reproduceren, publiceren, uploaden, posten, verzenden of op wat voor manier dan ook distribueren.

Contact
Luuk Van Waes, projectcoördinator
Suzy Stals, webmaster

Medium

Moet je slecht nieuws communiceren? Vraag je dan eerst af hoé je dit het beste aanbrengt: mondeling of schriftelijk? Mondeling kan dat bijvoorbeeld met een live gesprek, een telefoongesprek of videoconferentie, schriftelijk kan dat met een e-mail, een brief of een memo. Mijd sms'jes, WhatsAppberichten of berichten via sociale media in een professionele context.

 

Er zijn allerlei factoren die bepalen welke aanpak het beste is:

  • Is je boodschap gericht aan een individu of aan een hele groep?
  • Is het een routinekwestie, of is de impact erg groot?

Een slechtnieuwsgesprek is veel persoonlijker dan een schriftelijke boodschap: je kunt meteen inspelen op de reactie van je gesprekspaartner. Toch heeft schriftelijke communicatie soms de voorkeur. Ook al zijn er geen vaste regels om te bepalen wat het meest geschikte medium is: de volgende afwegingen helpen je bij die keuze.

Efficiënte communicatie

Schriftelijke communicatie
Schriftelijke communicatie is min of meer gericht op eenrichtingsverkeer. Je wil gewoon het slechte nieuws en de argumenten overbrengen. Je verwacht niet meteen een reactie van de ontvanger, en zeker lawine van berichten tussen jullie beiden. Merk je dat er geen begrip is voor het slechte nieuws? Schakel dan liever over naar mondelinge communicatie.

Een groot voordeel van schriftelijke communicatie? Je kunt je woorden wikken en wegen voor je de boodschap verstuurt. Als je nog eens grondig met de luizenkam door je eerste of volgende versie gaat, is er aanzienlijk minder kans dat er een woord in je tekst sluipt dat irritatie wekt. Als je er de tijd voor hebt: slaap er eerst een nachtje over voor  je de boodschap verstuurt, zodat je met meer afstand naar je tekst kunt kijken. Of schakel iemand anders met veel gevoel voor taal in.

 

Mondelinge communicatie

Het grote voordeel van mondelinge communicatie? Er is meer ruimte voor discussie en nuance. Tijdens het gesprek zelf heb je wel amper de tijd om na te denken over hoe je je boodschap formuleert. Een goede voorbereiding is dan ook broodnodig.

Een ander voordeel? Een boodschap komt duidelijker over als je hem richt aan één iemand, in plaats van aan een hele groep.

Relationele communicatie

Heeft het slechte nieuws een grote impact op de ontvanger, of wil je je relatie met de ontvanger niet op het spel zetten? Dan is mondelinge communicatie met voorsprong de beste keuze (als dat mogelijk is, natuiurlijk). En welk medium je ook kiest: toon oprechte betrokkenheid.


Hoe toon je betrokkenheid?

  • Let extra op je toon en taal, maak je boodschap persoonlijk en empathisch;

  • Erken de situatie van de ontvanger;
    “Ik begrijp dat dit lastig voor u is”
  • Reageer snel op vragen of reacties;
  • Wees transparant over vervolgstappen: zeg wat je wel of niet kunt doen, en wanneer je terugkoppelt;

  • Kom gemaakte afspraken na;
  • Toon altijd betrokkenheid: dat versterkt de geloofwaardigheid.

Specifieke tips voor mondelinge communicatie om betrokkenheid te tonen:

  • Neem ruim de tijd om je voor te bereiden en voor het gesprek;

  • Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt;

  • Laat ruimte voor de reactie van de ontvanger door af en toe een stilte te laten vallen;
  • Toon begrip voor de emotie van de ontvanger en laat die even stoom afblazen als dat nodig is;
  • Herhaal of vat samen wat de ander zegt, zodat die zich gehoord voelt.

Wanneer heeft schriftelijke communicatie de voorkeur?

  • Als het nieuws niet echt verrassend is;
  • Als het nieuws amper impact heeft;
  • Als je juridisch bewijs nodig hebt.
    Een ontslag communiceer je bij voorkeur mondeling wegens de grote impact. Meestal geef je tijdens het gesprek al de ontslagbrief voor juridische bewijskracht. De datum van ontslag is namelijk de basis om de opzegtermijn en de opzegvergoeding te bepalen.

Specifieke aanpak

 

Wat opvallend is als je slecht nieuws communiceert met een grote impact: 

Bij slechtnieuws met grote impact valt één ding op: je aanpak verschilt naargelang het medium.

Wat opvalt als je slecht nieuws brengt met een grote impact: hoe je dit het beste aanpakt is afhankelijk van het medium dat je kiest.

 

Mondelinge communicatie

Breng je het slechte nieuws mondeling? Dan gebruik je het beste de directe structuur: na een welkom en een korte inleiding als 'Ik vrees dat ik slecht nieuws voor je heb' kom je meteen met het slechte nieuws.

Het slechtnieuwsgesprek als genre heeft veel valkuilen. Daarom ook dat zoveel mensen dit liever zo lang mogelijk uitstellen en zich er dan liefst zo snel mogelijk vanaf willen maken. Zo krijgt de ontvanger een dubbele opdoffer te verwerken: niet alleen het slechte nieuws zelf, maar ook de knullige en vaak niet empatische aanpak. Verdiep je daarom in dit genre, zeker wanneer je slecht nieuws in een professionele context moet brengen.

 

Schriftelijke communicatie
Kies voor slecht nieuws met een grote impact altijd de indirecte structuur. Je plaatst het slechte nieuws tussen de argumenten en de compensatie: zo komt het slechte nieuws minder hard binnen. 

 

Kies voor routineberichten of berichten met weinig impact gerust de directe structuur. Meer uitleg hierover vind je in het onderdeel Strategie.

Bronnen
Timmerman, P.D., & Harrison, W. (2005). The discretionary use of electronic media. Four considerations for bad news bearers. Journal of Business Communication, 42, 379-389.