Notulen

De kunst van het notuleren

Bij ’notulen’ vind je in Van Dale de definitie ‘kort schriftelijk verslag van een vergadering’. Dat vat het mooi samen. Want notulen zijn niet meer en niet minder dan vergaderverslagen waar medewerkers of leden mee aan de slag kunnen.

Notulen zijn erg belangrijk voor het resultaat van een vergadering. Als de voornaamste agendapunten en afspraken niet worden opgeschreven, worden ze vaak vergeten. Bovendien worden notulen niet alleen gelezen door de deelnemers, maar soms ook door buitenstaanders. Aan de hand van het vergaderverslag kunnen zij zich een beeld vormen van het vergaderresultaat, het verloop van de vergadering en het besluitvormingsproces.

Notuleren is dus een belangrijke taak, die echter vaak wordt onderschat. Er komt heel wat meer bij kijken dan luisteren en noteren. Je moet inzicht hebben in de functies van de notulen en de vaardigheden bezitten om een goed verslag te schrijven.

In deze module komen de volgende zaken aan bod:

• De functies van notulen
• De soorten vergaderverslagen
• De activiteiten van de notulist voor, tijdens en na de vergadering

Functies van notulen

Een vergaderverslag kan verschillende functies hebben, die gecombineerd kunnen worden binnen eenzelfde verslag. Een goed inzicht in die functies is belangrijk om de juiste strategische keuzes te maken bij het selecteren van de informatie en het formuleren van de notulen.

• Bewijsfunctie
• Voortgangsfunctie
• Informatieve functie
• Niet-aanwezige leden
• Geïnteresseerden
• Achterban
• Strategische functie
• Documentatie en historische functie

Bewijsfunctie

Notulen kunnen gelden als bewijsstuk. Een ondernemingsraad, bijvoorbeeld, is verplicht om een aantal keer per jaar samen te komen. De notulen kunnen hiervan een bewijs zijn. Ook in een juridisch geschil kunnen notulen worden gebruikt, bijvoorbeeld als een partij de gemaakte afspraken niet nakomt.

Voortgangsfunctie

Vergaderingen bouwen vaak verder op de vorige vergadering. Notulen kunnen dan zorgen dat besprekingen niet telkens moeten worden overgedaan. Een voorbeeld van de voortgangsfunctie is het doorlopen van de actielijst van de vorige notulen om snel de status van de acties na te gaan.

Informatieve functie

Notulen kunnen een informatiebron zijn voor verschillende doelgroepen: leden die niet aanwezig konden zijn, geïnteresseerden en de achterban.

Leden die niet aanwezig konden zijn

Notulen kunnen door niet-aanwezige leden gebruikt worden om de vergaderresultaten, het verloop van de vergadering en het besluitvormingsproces te bestuderen. Afwezigen hebben vaak meer achtergrondinformatie nodig dan deelnemers. Daarom is het noodzakelijk om daarmee rekening te houden en soms wat extra context aan te reiken. Zo kunnen de niet-aanwezigen de volgende keer weer gemakkelijker inhaken.

Geïnteresseerden

Sommige vergaderverslagen worden openbaar gemaakt en intern verspreid (via intranet, op online platformen of ad valvas). In dit geval moet de context van elk agendapunt nog explicieter aangereikt worden, dan wanneer alleen leden de verslagen te zien krijgen.

De achterban

Notulen bevatten belangrijke informatie voor de achterban. Vakbondsleden kunnen bijvoorbeeld uitzoeken of hun standpunten en belangen genoeg verdedigd worden door de vertegenwoordigers.

Strategische functie

De strategische functie is vooral belangrijk in beknopte verslagen, maar het is een van de moeilijkste om te realiseren.

Deze functie hangt nauw samen met het selectieve karakter van de notulen. Als notulist leg je, al dan niet bewust, bepaalde accenten in het verslag. De keuze om bepaalde informatie al dan niet op te nemen, is vaak strategisch van belang. Een interventie van een vakbondsafgevaardigde, die uitdrukkelijk in het verslag vermeld wordt, kan een belangrijk signaal vormen voor de achterban.

Elk accent zorgt ook voor een zekere kleuring. Zo kun je de context van de vergadering en de standpunten van de verschillende deelnemers verduidelijken, om de aanvaarding van beslissingen te bevorderen.

Een ander voorbeeld is verzoenend werken door een uitspraak aanvaardbaarder te maken voor verschillende partijen. Dit kan zelfs door alleen maar de verwoording aan te passen, waardoor de scherpe kantjes bijgevijld worden.

Documentatie en historische functie

Soms worden vergaderverslagen bewaard als een vorm van geschiedschrijving. Ze kunnen dan gebruikt worden als een naslagwerk.

Notuleren: soorten verslagen

Er bestaan verschillende soorten notulen of vergaderverslagen, elk met hun specifieke voor- en nadelen. Welke vorm het meest geschikt is, hangt af van een aantal factoren: het doel van de vergadering, de functie(s) van het verslag en het relatieve belang van de vergadergroep ten opzichte van de individuele sprekers.

Hieronder vind je alvast een overzicht van verschillende soorten verslagen, en binnen welke context ze meer (+) of het meest (++) van toepassing zijn. Op de volgende pagina’s gaan we daar dieper op in.

• Uitgebreid verslag
• Beknopt verslag
• Zeer beknopt verslag

Notuleren: uitgebreid verslag

Er zijn twee soorten uitgebreide verslagen of notulen. Een woordelijk verslag geeft een letterlijke weergave van het verloop van de vergadering. Een essentie-per-spreker verslag geeft van elke spreker de voornaamste ideeën weer.

Woordelijk verslag

Kenmerken

• De chronologie blijft behouden.
• De namen van de sprekers worden vermeld.
• Het gaat om een letterlijke weergave: werkelijk alles dat is gezegd, staat erin. Alleen de zinnen worden een beetje bijgeschaafd.
• Er is geen interpretatie.

Gebruik

Woordelijke verslagen zijn eerder zeldzaam, maar ze worden soms gebruikt voor onderhandelingen, overleg of bij rechtszaken. Vooral als er een sfeer van wantrouwen heerst of als iemand later de tekst wil gebruiken om te kijken of beloften wel zijn nagekomen.

Voordeel

• Het verslag is volledig

Nadelen

• De hoofd- en bijzaken staan door elkaar.
• De actiepunten zijn niet duidelijk zichtbaar.
• Er is geen logische volgorde.
• Egotripperij is mogelijk. Als iemand veel aan het woord was, komt die in het verslag ook veel aan bod.
• Het duurt lang om een dergelijk verslag uit te werken.
• Het duurt lang om een dergelijk verslag te lezen.

Essentie-per-spreker verslag

Kenmerken

• De chronologie blijft behouden. 
• De namen van de sprekers worden vermeld. 
• De essentie van iedere spreker wordt weergegeven in een combinatie van spreek- en schrijftaal. 
• De notulist bepaalt wat belangrijk is en wat niet.

Gebruik

Essentie-per-spreker verslagen worden gebruikt voor onderhandelingen en overleg. Deze verslagen kunnen door de achterban gebruikt worden om na te gaan of de vertegenwoordigers hen wel goed vertegenwoordigen, bijvoorbeeld in een ondernemingsraad.

Voordelen

• De chronologische volgorde maakt het mogelijk om het proces van de menings- en besluitvorming na te gaan. 
• Het is duidelijk wie wat gezegd heeft. Dit is vooral belangrijk als er wantrouwen heerst en voor buitenstaanders. 
• Het verslag is bruikbaar als naslagwerk of als historisch overzicht.

Nadelen

• De hoofd- en bijzaken staan door elkaar. 
• De actiepunten zijn niet duidelijk zichtbaar. 
• Er is geen logische volgorde. 
• Egotripperij is mogelijk. Als iemand veel aan het woord was, komt die in het verslag ook veel aan bod.
• Het duurt lang om een dergelijk verslag uit te werken. 
• Het duurt lang om een dergelijk verslag te lezen.

Notuleren: beknopt verslag

Een beknopt verslag beschrijft de essentie van een vergadering per agendapunt. Gebeurt dat in volzinnen, dan spreken we van een kernverslag. Hanteer je een heel bondige stijl met slechts het minimum aan woorden (‘telegramstijl’), dan spreken we van minitulen.

Kenmerken

• Het verslag is beknopt en geeft per agendapunt enkel de essentie.
• Er ligt meer nadruk op het vergaderresultaat dan op de besluit- en meningsvorming.
• Het verslag is niet chronologisch opgebouwd, maar logisch.
• Er worden in principe geen namen genoemd, alleen bij de actiepunten staat de uitvoerder.
• De notulist selecteert per agendapunt de essentie. Een goede kennis van het vergaderonderwerp vergemakkelijkt dit.

Gebruik

Kernverslagen en minitulen worden vaker gebruikt dan een uitgebreid verslag, al dan niet in combinatie met een actie- en besluitenlijst. Omdat er geen namen worden genoemd, is het niet belangrijk wie wat zegt, alleen wat er gezegd wordt. Het vergaderresultaat primeert.

Minitulen zijn meestal niet geschikt voor buitenstaanders. Daarvoor is de informatie te beknopt. Je moet de context immers al kennen om te begrijpen wat er met zo weinig woorden (in telegramstijl dus) wordt beschreven.

Voordelen

• Het verslag is overzichtelijk.
• De leestijd is kort.
• De notulist kan eventueel actief deelnemen aan de vergadering.

Nadelen

• Het menings- en besluitvormingsproces is niet volledig zichtbaar.
• De notulist moet het vergaderonderwerp beheersen om een onderscheid te kunnen maken tussen hoofd- en bijzaken.

Tips

• Maak aantekeningen in kolommen. 
• Vermeld in een beknopt verslag alleen de namen van actienemers. 
• Zorg dat voorstellen, besluiten, afspraken en actienemers typografisch goed uitkomen. 
• Behandel onder een agendapunt 1 thema per alinea. 
• Gebruik tussenkopjes en opsomtekens (zeker in de minitulen).

Notuleren: zeer beknopt verslag

Een zeer beknopt verslag focust op een actie- en/of besluitenlijst, die in trefwoorden de acties en/of besluiten van de vergadering weergeeft. Besluiten en acties worden daarbij vaak aan elkaar gekoppeld. Deze lijst wordt ook weleens gecombineerd met een beknopt verslag. Zeker voor sterk taak- en actiegerichte vergaderingen (bijvoorbeeld een wekelijkse stafvergadering) is deze vorm zeker aan te bevelen.

Kenmerken

• De lijst kan op verschillende manieren worden opgebouwd. Chronologisch op uitvoeringsdatum of spreker, of logisch per agendapunt.
• De namen van de actievoerders worden bij ieder punt vermeld.
• De weergave gebeurt vaak in kolommen.
• Er is slechts een beperkte kennis van het vergaderonderwerp noodzakelijk, aangezien de notulist niet of nauwelijks hoeft te interpreteren.

Gebruik

Zeer beknopte verslagen worden gebruikt om acties en besluiten na te gaan en als voortgangscontrole of herinnering bij een volgende vergadering.

Voordelen

• Het verslag is kort.
• De essentie is helder.
• Wie wat wanneer moet doen is snel duidelijk.
• De vorm garandeert een goede invulling van de voortgangs- en controlefunctie.

Nadeel

• Het verslag is niet geschikt voor derden, omdat het te weinig informatie bevat.

Voor de vergadering

Geslaagde notulen beginnen bij een goede voorbereiding. Je kan je voorbereiden op het notuleren door het doel van de vergadering na te gaan en de meest geschikte verslagvorm te kiezen. Soms moet je ook de convocatie schrijven en de agenda opstellen. Op de volgende pagina’s gaan we hier verder op in.

• Agenda
• Convocatie
• Voorbereiding

Agenda van de vergadering

Een agenda voor een formele vergadering bevat, naast een aantal inhoudelijke agendapunten, een reeks vaste onderdelen:

Opening en vaststelling van de agenda

De notulist begint te notuleren als de voorzitter de vergadering opent.

• De voorzitter verwelkomt iedereen en deelt mee wie niet aanwezig kon zijn. Hierbij wordt aangegeven of de afwezigheid met kennisgeving (m.k.) of zonder kennisgeving (z.k.) is. Met andere woorden: of de afwezige vooraf iets heeft laten weten of niet.
• Vooraf kan eventueel een namenlijst worden opgesteld, die rondgaat aan het begin van de vergadering en waarop alle aanwezigen hun naam aanvinken.

Vervolgens wordt de agenda officieel vastgesteld.

• De meeste agendapunten liggen vast, maar soms vraagt iemand om de volgorde van de agendapunten te veranderen, bijvoorbeeld omdat hij of zij niet tot het einde van de vergadering kan blijven.
• Ook kan iemand nog een agendapunt toevoegen. Dit onderwerp kan behandeld worden bij het punt “varia” of op de volgende vergadering besproken worden.

Goedkeuring en bespreking notulen van vorige vergadering

• Het vergaderverslag moet door de leden van de vergadering – al dan niet gewijzigd – goedgekeurd worden. Alleen dan hebben de notulen bewijskracht.
• Verder kunnen de deelnemers bijkomende opmerkingen maken: zijn de afspraken nagekomen, hebben er zich nieuwe ontwikkelingen voorgedaan, enzovoort.

Mededelingen en ingekomen stukken

• In dit vaste onderdeel brengt de voorzitter de deelnemers op de hoogte van actuele zaken of recente ontwikkelingen die relevant zijn voor de vergadering.
• Hij deelt ook mee welke relevante stukken – zoals brieven en rapporten – tussen nu en de vorige vergadering zijn binnengekomen.
• Ook kan er verslag gedaan worden van andere belangrijke ontwikkelingen zoals tussentijds overleg, werkbezoeken, enzovoort.

Opsomming van de inhoudelijke agendapunten

De agendapunten zijn de eigenlijke onderwerpen van de vergadering. Een goed agendapunt bevat de volgende elementen:

• het thema (de titel) van het agendapunt
• de reden van de bespreking
• de achtergrondinformatie (meestal in bijgevoegde agendastukken)
• het gewenste einddoel van de bespreking (eventueel met voorstellen)
• een tijdplanning

Varia

Hier kunnen kwesties aan bod komen die niet op de agenda stonden, maar die de deelnemers toch willen bespreken. Een andere term voor varia is w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt).

Rondvraag

• Bij de rondvraag krijgt elke deelnemer op het einde van de vergadering de gelegenheid vragen te stellen, bijvoorbeeld over gemaakte afspraken of verzoeken om bepaalde punten op een volgende agenda te zetten.
• Op sommige vergaderingen kunnen de aanwezigen niet alleen hun vragen, maar ook hun mededelingen kwijt.

Datum volgende vergadering

De vergadering wordt meestal afgesloten nadat er een nieuwe vergaderdatum is afgesproken.

Convocatie

Een convocatie, letterlijk ‘bijeenroeping’, is een uitnodiging voor een vergadering. Deze uitnodiging kan in de vorm van een brief of een memo uitgewerkt worden.

Uiteraard is een officiële uitnodiging niet steeds noodzakelijk. Bij regelmatige vergaderingen weten mensen waar en wanneer ze verwacht worden.

Een convocatie bevat de volgende elementen:

• de agenda
• de plaats
• het tijdstip
• eventuele bijlagen.

Voorbereiding van een vergadering

Onderwerp

• Als notulist ben je maar beter goed voorbereid. Zorg er dus voor dat je weet waar de vergadering over gaat.
• Neem de agenda en ga precies na welke vergaderstukken bij welk agendapunt horen. Lees deze door en vraag de voorzitter om uitleg als bepaalde zaken niet duidelijk zijn.
• Maak je ook vertrouwd met eventuele specifieke termen en vakjargon. Zo voorkom je dat je tijdens de vergadering de draad kwijt raakt en ben je beter in staat hoofd- en bijzaken te scheiden.

Doel en bereik

Bespreek met de voorzitter het doel van elk agendapunt en het bereik van de conclusie. Als je het doel en het bereik kent, kun je gerichter luisteren en beter bepalen wat je wel en niet moet noteren. Mogelijke doelen zijn:

• beeldvorming
• meningsvorming
• probleemoplossing.

Het bereik van de conclusie kan adviserend of besluitvormend zijn. Een advies kan gebruikt worden in een andere vergadering, terwijl een besluit vaak omgezet wordt in actie.

Deelnemers

Zorg dat je vooraf weet wie er aan de vergadering deelneemt. Zo voorkom je onduidelijkheid over taken en besluiten.

Lezers

Zorg dat je weet wie het vergaderverslag zal lezen. Wat verwachten de lezers van het vergaderverslag? Hoe vertrouwd zijn ze met de onderwerpen? Wordt het verslag alleen door de deelnemers aan de vergadering gelezen, of ook door derden? De antwoorden op zulke vragen bepalen onder andere hoe uitgebreid het verslag moet zijn.

Tijdens de vergadering

Tijdens de vergadering maak je aantekeningen die je later omvormt tot je vergaderverslag. Dit is niet altijd eenvoudig. Soms wordt er onduidelijk gesproken of slecht vergaderd. Ook ben je snel geneigd om heel uitgebreide aantekeningen te maken. Deze worden echter snel onoverzichtelijk.

Als notulist moet je selectief en gestructureerd registreren. Als je alles probeert op te schrijven wat je hoort, dan bestaat de kans dat je niet meer kunt volgen en dat de essentie je ontgaat. Een goed hulpmiddel om de essentie uit een betoog te halen, is letten op signaalwoorden.

Bovendien zullen goed gestructureerde notities ervoor zorgen dat je de notulen efficiënter kunt uitwerken. Er bestaan een aantal registratietechnieken om te notuleren. We bespreken de meest voorkomende.

• Meerkolommenblad
• Laptop
• Opname
• Stenografie

Meerkolommenblad

Een goed hulpmiddel om gestructureerd en selectief te registreren is een meerkolommenblad. Meestal wordt gewerkt met 2 tot 5 kolommen, met een vaste kop voor elke kolom.

Enkele voorbeelden:

Binnen de hoofdkolommen kun je nog verdere onderdelingen maken.

• Besluiten en afspraken worden dan onderverdeeld in besluit, actie, actienemer en uiterste uitvoerdatum.
• De meningsvorming bij een probleemoplossende vergadering kan worden uitgebreid met een pro- en contrakolom.

Voordelen

Aantekeningen maken in kolommen

• zorgt ervoor dat je gericht luistert;
• geeft overzicht en inzicht;
• bespaart tijd bij het uitwerken;
• maakt je voortdurend alert op essentie en afronding.

Nadeel

Aantekeningen maken in kolommen is niet eenvoudig, omdat je steeds alert moet zijn én tegelijkertijd moet registreren en structureren.

Notuleren met je laptop

Tijdens de vergadering kan je notuleren met een pen en een notablok. Maar je kan natuurlijk ook je laptop gebruiken.

Voordelen

• Je hoeft je notities op papier niet meer over te typen.
• Je kunt meteen na de vergadering de actie- en/of besluitenlijst mailen of printen.

Nadelen

• Je kunt de vergadering storen door het geluid van het typen. 
• Je bent mogelijk meer bezig met je scherm (bijvoorbeeld wanneer er meldingen op verschijnen), en minder met de dynamiek van de vergadering. 

De vergadering opnemen

Met een geluidsopname-app op je smartphone, tablet of laptop kun je een hele vergadering opnemen. Soms is dat het overwegen waard, bijvoorbeeld wanneer er een woordelijk verslag gevraagd wordt. Een ander voordeel is dat je op die manier over bewijsmateriaal beschikt.

In andere gevallen zijn er meer nadelen dan voordelen aan deze methode verbonden. Het is namelijk niet de bedoeling dat de geluidsopname ter vervanging van aantekeningen gebruikt wordt. Dat zou immers veel te omslachtig zijn.

Voordelen

• Handig als ruggensteun bij het uitwerken van een uitgebreid verslag.
• De opname kan als bewijsmateriaal gebruikt worden.

Nadelen

• Deelnemers kunnen het gevoel hebben dat ze op hun tellen moeten passen. Dit belemmert het vergaderproces.
• De techniek kan je in de steek laten.
• Als iedereen door elkaar praat, gaat het nut verloren.
• Het is erg tijdrovend als je de vergadering helemaal opnieuw wil beluisteren.

Stenografie

Stenografie – kortweg steno – is kortschrift, geen snelschrift. Woorden worden zo kort mogelijk gemaakt, door gebruik te maken van een systeem van verkortingen.

Als je geen steno kent, kun je ook zoveel mogelijk woorden afkorten. De afkortingen moeten dan wel ondubbelzinnig zijn, zodat je achteraf nog weet wat je opgeschreven hebt.

Daarnaast kan je ook schematiseren. Bijvoorbeeld:

Voordelen

• Je kunt snel de belangrijkste zaken noteren. 
• Je kunt woordelijke verslagen maken. 

Nadelen

• Je moet het systeem en/of de codes eerst leren en daarna veel blijven oefenen om je snelheid te bewaren. 
• Je gaat snel te veel noteren. 

Na de vergadering

Na de vergadering moet je je aantekeningen uitwerken tot een vergaderverslag. Dat kan je het beste zo snel mogelijk doen, zodat de vergadering nog vers in je geheugen zit.

Wacht ook niet te lang met het versturen van je verslag naar de lezers. Acties en besluiten kunnen zo beter opgevolgd worden. Overleg met de voorzitter of hij de notulen zelf wil nalezen voor ze verspreid worden. Denk eraan: de notulen zijn pas officieel wanneer ze door de vergadering zijn goedgekeurd.

• Structuur
• Uitwerking
• Kop
• Lay-out

Structuur van je notulen

Een vergaderverslag moet aan een aantal eisen voldoen. Hieronder worden de belangrijkste besproken.

Het kan verleidelijk zijn om je notities meteen uit te werken tot een afgewerkt verslag. Vooraleer je hiermee begint, is het echter zinvol om eerst wat afstand te nemen van je notities en over de structuur van het verslag na te denken. Twee elementen spelen hierbij een rol: welke informatie is relevant, en in welke volgorde kan ze het beste gepresenteerd worden?

Selecteren

• Probeer je tekst zo bondig mogelijk te houden, zonder onvolledig te worden. Lange verslagen worden nauwelijks gelezen en zijn vaak ontoegankelijk.
• Selecteer daarom enkel die informatie die relevant is. Werk eventueel met bijlagen, zodat het eigenlijke verslag niet te lang wordt.

Rangschikken

• Plaats de geselecteerde informatie in een logische volgorde. Hiervoor kun je je baseren op de agenda.
• Probeer ook binnen elk agendapunt een logische volgorde aan te houden. Die kan overigens afwijken van de volgorde van de bespreking, omdat die weleens hectisch verloopt. Je kunt hiervoor de vaste structuren gebruiken, maar vaak volstaat volgende algemene structuur:

1. Situering van het agendapunt

2.Bespreking
3. Besluit/actie

• Uiteraard is het niet de bedoeling dat je de inhoud van de bespreking manipuleert. Het verslag moet altijd een correcte weergave blijven van de inhoud, maar dan in een zo logisch mogelijke volgorde.

 Uitwerking van je notulen

Een vergaderverslag moet aan een aantal eisen voldoen. Hieronder worden de belangrijkste besproken.

Toegankelijk

• Het is belangrijk dat je lezers je verslag ook begrijpen. Stem daarom je woordkeuze af op de doelgroep.

Volledig

• Een verslag moet volledig zijn om te kunnen dienen als een informatiebron of ter bevordering van de interne communicatie. Zodra het verslag vragen oproept die niet worden beantwoord, is het meestal niet volledig of exact.
• Een volledig verslag is vaak ook een lang verslag. Dat brengt meer uitwerk- en leestijd met zich mee. Een kort verslag kan ook volledig zijn, maar het is een hele kunst om een lange vergadering kort weer te geven.
• Het is daarom belangrijk om een goed evenwicht te zoeken tussen de lengte van een verslag en de volledigheid ervan. Een goede richtlijn: baseer je op de doelgroep. Als je alleen voor deelnemers aan een vergadering schrijft, kun je je immers heel wat kernachtiger uitdrukken dan wanneer het verslag ook voor buitenstaanders bedoeld is.

Beknopt

• Beknoptheid en volledigheid kunnen zeker samengaan. Het is niet omdat je verslag beknopt is, dat het ook onvolledig is.
• Mensen vallen tijdens een vergadering vaak in herhaling. Het is niet nodig om alle versies van eenzelfde verhaal op te nemen in het vergaderverslag.
• Ook mag je bepaalde uitspraken, die achteraf bijvoorbeeld niet bepalend bleken voor het besluit, schrappen. Hierbij moet je uiteraard objectief blijven.

Objectief

• Een notulist heeft per definitie een subjectieve kijk op een vergadering. Hij luistert, interpreteert, registreert en verwerkt subjectief. Bovendien kunnen ook deelnemers een gekleurde kijk hebben op een onderwerp.
• Het is fout om te denken dat je objectief bent als je letterlijk weergeeft wat deelnemers zeggen. Je moet de uitspraken van de deelnemers objectiveren door ze in een doelgerichte context te plaatsen. Al te letterlijke weergave van uitspraken uit een verhitte discussie zullen alleen olie op het vuur werpen of mensen in hun hemd zetten.

De kop van je notulen

De kop of hoofdtitel van de notulen bevat steeds de volgende elementen:

• de naam van de vergadering
• de plaats en de datum van de vergadering
• de namen van aan- en afwezigen, voorzitter en notulist.

Eventueel kunnen ook andere elementen worden toegevoegd:

• de duur van de vergadering
• de agenda
• de namen van derden die het verslag toegestuurd krijgen
• de aard van de vergadering (openbaar, besloten, geheim).

Lay-out van je notulen

Opdat je lezers gemakkelijk hun weg zouden vinden in de tekst, moet je zorgen voor een verzorgde en functionele vormgeving.

• Gebruik brede marges. 
• Zorg voor voldoende witruimte. 
• Gebruik decimale nummering (1, 1.1, 1.1.1). Beperk je daarbij tot 3 niveaus. 
• Laat acties, afspraken en besluiten opvallen. 
• Wees consequent.

Extra informatie: woordenlijst

Termen gerelateerd aan het notuleren:

Meer weten over notuleren?

Hieronder vind je alvast een aantal referentiewerken.

Bibliografie

• Bouset, H. e.a. (1999). Melopee 4. Leerlingenboek. Deurne, Wolters Plantyn.
• Bousset, H. e.a. (2000). Melopee 5. Taalboek. Deurne, Wolters Plantyn.
• De Boer, H. (1986). Doelmatige werkmethoden voor teksten schrijven, voordrachten houden, notulen maken. Utrecht/Wijnegem, Het Spectrum.
• Janssen, D. (red) (1996). Zakelijke Communicatie II. Groningen, Wolters-Noordhoff.
• Kuin, W. (1986). Notuleren, oriëntatie en handleiding. Alphen aan den Rijn/Brussel, Samson.
• Luijk, F. & Ouwehand, I. (1985). Praktisch notuleren. De opzet en uitwerking van leesbare vergaderverslagen. Alphen aan den Rijn, Samson.
• Nederhoed, P. (1983). Wie wil er even notuleren? Een beknopte handleiding voor het schrijven van vergaderverslagen. Houten/Antwerpen, Van Loghum Slaterus.
• Ouwehand, I., Gielliet S. & de Jong, M. (2001). Notuleren Nieuwe Stijl. Vergaderen vanuit het perspectief van de verslaggeving. Alphen aan den Rijn/Diegem, Samson.
• Ouwehand, I., Gielliet S. & de Jong, M. (2000). Slimmer notuleren. Alphen aan den Rijn, Samson.
• Schermer, K. & Wijn, M. (1988). Vergaderen en onderhandelen. Houten/Antwerpen, Bohn Stafleu Van Loghum.
• Steehouder, M. e.a. (1999). Leren communiceren. Handboek voor mondelinge en schriftelijke communicatie. Groningen, Wolters-Noordhoff.
• ter Haar-Kruize, J. (1990). Wegwijs in notuleren. Groningen, Wolters-Noordhoff.
• Van der Spek, G.J. & Luijk, F. Notuleren IN J.A. Kolkhuis Tanke [edit.], C. Korswagen [edit.] & S.
• Verrept [edit.] e.a. (1983-1988). Handboek taalhantering: praktische communicatiegids voor bedrijf, instelling en overheid. Deventer, Loghum Slaterus.
• Verrept, S. & Janssen T. e.a. (1993). Tweeluik schriftelijke communicatie: Strategisch rapporteren. Houten, Bohn Stafleu Van Loghum.
• Notuleren, Marleen van der Molen-Willebrands, Fontys lerarenopleiding Sittard, oktober 2000
• Het notuleercentrum