Corporate social responsibility

Corporate social responsibility (CSR)

In this theoretical section, we start by explaining what CSR is. Then we focus on its evolution and, finally, on the way CSR is communicated.

Wind turbines in a green field.

What is CSR?

There are many definitions of corporate social responsibility (CSR), but broadly speaking CSR can be defined as the commitment of corporations to behave ethically and to look after the environment, their own employees, and the broader society. In addition to addressing societal and environmental concerns, companies that engage with CSR are reaping the economic benefits of their commitment.

 

Watch the short video (03:28) or read the theory below to find out more about CSR and its implications.

What is CSR? (read the theory)

Broadly speaking, CSR is the commitment of corporations to behave ethically and to take care of their employees, the larger communities, and the environment. In order to be socially responsible, companies should make social, environmental, ethical, human rights, and consumer concerns a part of their core business operations. 

With regard to the environment, companies can take several actions to ensure that their conduct is ethical and responsible. For instance, they can plant a tree for each product sold, cut down on plastic use, or invest in renewable energy.

As far as communities are concerned, socially responsible companies often provide training opportunities for young people. They can also invest in cultural events or share resources to tackle diseases, as we have seen during the COVID-19 pandemic.

In the workplace too, socially responsible companies can take various initiatives, such as encouraging diversity or offering their employees opportunities for career growth and development.

Up until recent years, companies have regarded sustainability and social progress as obstacles to profitability, and they have tried to find a balance between CSR engagement and economic success. However, currently there is a growing awareness among companies that profitability and societal needs go hand in hand, and that they can be brought together in order to create shared value. This awareness comes from the observation that it is not just economic needs that define the markets, but also societal and environmental needs.

For companies, creating shared value involves reconciling these needs. For instance, when a company invests in a wellness programme, it reduces absenteeism and improves productivity. Another example: companies need healthy and stable communities in order to create a demand for their products. On the other hand, societal and environmental issues can result in costs and losses for companies. 

Recommended reading:

One colleague helping another in an office

How has CSR evolved?

The belief that businesses have a responsibility towards society is not new, but in the past few decades several events have shaped the concept of CSR and have highlighted its importance.

 

Watch the short video (03:29) or read the theory below to learn more.

How has CSR evolved? (read the theory)

The belief that companies have a responsibility towards society has been around for a long time but, up until the 1950’s, it mainly referred to philanthropic activities. In this decade, however, large companies began to consider the societal impact of their decisions.

In the years that followed, several events pushed the CSR agenda forward. For instance, in 1969, a major oil spill in the Santa Barbara Channel, California, sparked massive protests against the pollution caused by corporations.

Unsurprisingly, the concept of corporate social responsibility became increasingly popular and widespread, so much so that it became difficult to clearly define it.

New governmental bodies were established, such as the Equal Employment Opportunity Commission and the Consumer Product Safety Commission.

In the 90’s, globalization meant that multinationals were dealing with business environments where labour rights and consumers’ rights were often unregulated.

In order to insert universal values into the markets, the United Nations Global Compact was launched. Its goal was to help companies adopt universal principles on environment, human rights, and working conditions, among others.

The European Commission also organised campaigns and initiatives to promote CSR among businesses. Examples of this commitment are the 2005 European Roadmap for Businesses – Towards a Competitive and Sustainable Enterprise, and the Enterprise 2020 Manifesto, in which the European Commission focuses on companies’ societal impact, environmental impact, and employee engagement.

The growing world population and the changing lifestyle have led to an unsustainable use of limited resources (e.g. free lands) and to the mismanagement of renewable resources, such as water. Therefore, the pressure on companies to step up and to reconcile societal and environmental needs with economic needs is increasing.

Several companies have begun engaging with the so-called “circular economy”, which involves finding innovative ways to reduce, reuse, and recycle products and resources. For example, the Australian company “Close the Loop” is using old printer cartridges and soft plastics to produce a higher-quality road surface.

Recommended reading:

Protest sign saying

How is CSR communicated?

The interest in CSR has been growing among various stakeholders (e.g. customers, investors, the media, and so on). The way in which companies communicate their socially responsible activities can influence their relationships with stakeholders. In order for their communications to be effective, companies should consider that different stakeholders may prefer different communication channels.

 

Watch the short video (02:16) or read the theory below to find out more.

How is CSR communicated? (read the theory)

Interest in CSR activities has been increasing in the past few years. A variety of stakeholders such as investors, customers, the media, and non-governmental organisations seek information about how committed companies are to social responsibility. For instance, customers want to know how companies treat suppliers or how much emissions and waste they produce.

CSR communication should be both comprehensible and honest since this type of information is not without consequences. Companies that appear to be transparent and to engage with CSR activities generate more trust in stakeholders. Customers, for example, are more loyal to these companies.

Companies have multiple channels at their disposal to communicate about their CSR activities. They can use full reports, social media accounts, their websites, or product packaging. Reports tend to be long and contain detailed information that is of interest to a variety of stakeholders. For example, investors rely on this detailed information before making investment decisions. Customers, on the other hand, tend to prefer CSR information in a summarised format, as found for instance on corporate websites and social media accounts.

Recommended reading:

  • Using videos, images, attractive language and design, companies are harnessing the many possibilities offered by their websites in order to communicate with customers about their CSR activities. To learn more, check out the websites of Tony’s Chocolonely, Patagonia, or Too Good To Go, to name a few!
  • Reports on CSR mainly address investors. They tend to be longer, not as visually engaging, and they contain detailed and specialised information.

*The use of examples from companies does not represent endorsement.

Man reading a business newspaper.

This sub-section concludes the theory on corporate social responsibility. We hope that you have learnt something new and that you have found it interesting! Please move on to the exercises and to the case study.

Thank you for reading/watching this theoretical section!

Wat is Calliope?
Calliope is een open online leercentrum voor professionele en academische communicatie. Het bevat verschillende modules. Sommige zijn genre-specifiek, andere zijn meer algemeen toepasbaar of ze overstijgen een genre, zoals de module crisiscommunicatie.

Hoe werkt het?
Modules bevatten verschillende onderdelen. Meestal zijn dat inleiding, theorie, oefeningen en cases. Gebruikers kiezen zelf hun leertraject, afhankelijk van hun leerstijl, voorkennis en beschikbare tijd. De cases zijn ontwikkeld voor onderwijs aan Universiteit Antwerpen, maar het staat iedereen natuurlijk vrij om ze te gebruiken.

Calliope 2.0
Deze website is een update van Calliope 1.0. Calliope 2.0 werd ontwikkeld door Luuk Van Waes en Suzy Stals.

 

Calliope 1.0
De eerste versie van Calliope werd ontwikkeld door Luuk Van Waes en Liesbeth Opdenacker. Calliope 1.0 werd gefinancierd door verschillende instanties:

 

Copyright
Calliope © 2001-2020. Alle rechten voorbehouden. Vraag onze uitdrukkelijke toestemming  als je dit materiaal wil kopiëren, reproduceren, publiceren, uploaden, posten, verzenden of op wat voor manier dan ook distribueren.

Contact
Luuk Van Waes, projectcoördinator
Suzy Stals, webmaster

Medium

Moet je slecht nieuws communiceren? Vraag je dan eerst af hoé je dit het beste aanbrengt: mondeling of schriftelijk? Mondeling kan dat bijvoorbeeld met een live gesprek, een telefoongesprek of videoconferentie, schriftelijk kan dat met een e-mail, een brief of een memo. Mijd sms'jes, WhatsAppberichten of berichten via sociale media in een professionele context.

 

Er zijn allerlei factoren die bepalen welke aanpak het beste is:

  • Is je boodschap gericht aan een individu of aan een hele groep?
  • Is het een routinekwestie, of is de impact erg groot?

Een slechtnieuwsgesprek is veel persoonlijker dan een schriftelijke boodschap: je kunt meteen inspelen op de reactie van je gesprekspaartner. Toch heeft schriftelijke communicatie soms de voorkeur. Ook al zijn er geen vaste regels om te bepalen wat het meest geschikte medium is: de volgende afwegingen helpen je bij die keuze.

Efficiënte communicatie

Schriftelijke communicatie
Schriftelijke communicatie is min of meer gericht op eenrichtingsverkeer. Je wil gewoon het slechte nieuws en de argumenten overbrengen. Je verwacht niet meteen een reactie van de ontvanger, en zeker lawine van berichten tussen jullie beiden. Merk je dat er geen begrip is voor het slechte nieuws? Schakel dan liever over naar mondelinge communicatie.

Een groot voordeel van schriftelijke communicatie? Je kunt je woorden wikken en wegen voor je de boodschap verstuurt. Als je nog eens grondig met de luizenkam door je eerste of volgende versie gaat, is er aanzienlijk minder kans dat er een woord in je tekst sluipt dat irritatie wekt. Als je er de tijd voor hebt: slaap er eerst een nachtje over voor  je de boodschap verstuurt, zodat je met meer afstand naar je tekst kunt kijken. Of schakel iemand anders met veel gevoel voor taal in.

 

Mondelinge communicatie

Het grote voordeel van mondelinge communicatie? Er is meer ruimte voor discussie en nuance. Tijdens het gesprek zelf heb je wel amper de tijd om na te denken over hoe je je boodschap formuleert. Een goede voorbereiding is dan ook broodnodig.

Een ander voordeel? Een boodschap komt duidelijker over als je hem richt aan één iemand, in plaats van aan een hele groep.

Relationele communicatie

Heeft het slechte nieuws een grote impact op de ontvanger, of wil je je relatie met de ontvanger niet op het spel zetten? Dan is mondelinge communicatie met voorsprong de beste keuze (als dat mogelijk is, natuiurlijk). En welk medium je ook kiest: toon oprechte betrokkenheid.


Hoe toon je betrokkenheid?

  • Let extra op je toon en taal, maak je boodschap persoonlijk en empathisch;

  • Erken de situatie van de ontvanger;
    “Ik begrijp dat dit lastig voor u is”
  • Reageer snel op vragen of reacties;
  • Wees transparant over vervolgstappen: zeg wat je wel of niet kunt doen, en wanneer je terugkoppelt;

  • Kom gemaakte afspraken na;
  • Toon altijd betrokkenheid: dat versterkt de geloofwaardigheid.

Specifieke tips voor mondelinge communicatie om betrokkenheid te tonen:

  • Neem ruim de tijd om je voor te bereiden en voor het gesprek;

  • Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt;

  • Laat ruimte voor de reactie van de ontvanger door af en toe een stilte te laten vallen;
  • Toon begrip voor de emotie van de ontvanger en laat die even stoom afblazen als dat nodig is;
  • Herhaal of vat samen wat de ander zegt, zodat die zich gehoord voelt.

Wanneer heeft schriftelijke communicatie de voorkeur?

  • Als het nieuws niet echt verrassend is;
  • Als het nieuws amper impact heeft;
  • Als je juridisch bewijs nodig hebt.
    Een ontslag communiceer je bij voorkeur mondeling wegens de grote impact. Meestal geef je tijdens het gesprek al de ontslagbrief voor juridische bewijskracht. De datum van ontslag is namelijk de basis om de opzegtermijn en de opzegvergoeding te bepalen.

Specifieke aanpak

 

Wat opvallend is als je slecht nieuws communiceert met een grote impact: 

Bij slechtnieuws met grote impact valt één ding op: je aanpak verschilt naargelang het medium.

Wat opvalt als je slecht nieuws brengt met een grote impact: hoe je dit het beste aanpakt is afhankelijk van het medium dat je kiest.

 

Mondelinge communicatie

Breng je het slechte nieuws mondeling? Dan gebruik je het beste de directe structuur: na een welkom en een korte inleiding als 'Ik vrees dat ik slecht nieuws voor je heb' kom je meteen met het slechte nieuws.

Het slechtnieuwsgesprek als genre heeft veel valkuilen. Daarom ook dat zoveel mensen dit liever zo lang mogelijk uitstellen en zich er dan liefst zo snel mogelijk vanaf willen maken. Zo krijgt de ontvanger een dubbele opdoffer te verwerken: niet alleen het slechte nieuws zelf, maar ook de knullige en vaak niet empatische aanpak. Verdiep je daarom in dit genre, zeker wanneer je slecht nieuws in een professionele context moet brengen.

 

Schriftelijke communicatie
Kies voor slecht nieuws met een grote impact altijd de indirecte structuur. Je plaatst het slechte nieuws tussen de argumenten en de compensatie: zo komt het slechte nieuws minder hard binnen. 

 

Kies voor routineberichten of berichten met weinig impact gerust de directe structuur. Meer uitleg hierover vind je in het onderdeel Strategie.

Bronnen
Timmerman, P.D., & Harrison, W. (2005). The discretionary use of electronic media. Four considerations for bad news bearers. Journal of Business Communication, 42, 379-389.